V minulém infu z praxe jsme se zaměřili na obecné informace související s chodem Vašeho pracoviště v době pandemie tak, aby především nedošlo k narušení soukromí zaměstnanců a spolupracovníků. Tentokráte je naším cílem praktické pojednání o aspektech videohovorů, externího uchování dokumentů, chování pracovníků v homeoffice ve vztahu k ochraně osobních údajů ve stavu nouze.
Videohovory
S velkým nárůstem home office souvisí i zvýšené používání videohovorů a podobných nástrojů pro pracovní účely. V souvislosti s nimi je třeba se zamyslet nad několika důležitými otázkami. Kdo spravuje aplikaci, kterou pro videohovor používáte – ten by totiž mohl mít teoreticky přístup ke všemu, co se během konference událo, včetně záznamu hovoru či sdílených zpráv a dokumentů. Ostatně na sdílení dokumentů v rámci videohovoru je také třeba se zaměřit – kdo k nim má přístup, jak dlouho se zde budou uchovávat, lze je později z aplikace vymazat?
Nesmíme zapomenout ani na možné nahrávání videohovorů. Zde je třeba se ujistit, že zúčastnění byli o této možnosti předem informováni a mohou ji tak včas odmítnout. Dále je třeba se ujistit o tom, že záznam bude dostatečně zabezpečen – tedy kde bude uložen, kdo k němu bude mít přístup, po jak dlouhé době dojde k jeho smazání apod.
Fyzické dokumenty mimo kancelář
Je vcelku pochopitelné, vzhledem k současné situaci, že si někdo může brát pracovní dokumenty domů. Zde je třeba používat zdravý rozum – zamezit ztrátě dokumentů (např. po cestě z práce), případně jejich poškození doma (např. aby si z nich Vaše ratolest nezačala dělat omalovánky). Tedy myslet na možnosti, se kterými se v normálním pracovním procesu v kanceláři nesetkáte.
Pro případy bezpečnostních incidentů je pak třeba zaměstnance dostatečně poučit o tom, jak v těchto případech postupovat. Mohlo by se totiž stát, že v současné decentralizované situaci, kdy většina pracuje doma odděleně od ostatních, by bezpečnostní incident mohl napáchat více škod než obvykle. Podobně je tomu samozřejmě i u práce s technologickými zařízeními.
Kontrola zaměstnanců využívajících home office
Jak mohu zjistit, zda zaměstnanci doma opravdu pracují? Touto otázkou se asi nyní zabývá nejeden zaměstnavatel. I když situace přímo vybízí ke zvýšenému sledování Vašich zaměstnanců, je třeba vzít v potaz veškeré okolnosti. Software sledující aktivitu zaměstnance na jeho PC lze nainstalovat pouze po přechozím upozornění a s jeho souhlasem.
Naopak software sledující pouhý čas, kdy je zaměstnanec aktivní lze nainstalovat i bez jeho souhlasu, ovšem na základě včasného informování. To se ostatně týká jakékoliv formy kontroly pracovního nasazení – jestli o něm zaměstnance předem neinformujete, nemůžete ho následně sankcionovat.
Důležité je také určit osobu, která bude mít danou kontrolu na starost a jaká případná opatření bude moct podniknout, pakliže zjistí nedostatečnou aktivitu ze strany zaměstnance. Na druhou stranu je třeba si uvědomit specifika daného pracovního zařazení – to, že někdo není aktivní na PC, ještě neznamená, že nepracuje.
Sankce pro případné lenochy
Jak již bylo výše zmíněno, nelze zaměstnance sankcionovat, aniž by o podmínkách takového kroku nebyli dopředu informováni. Nejlépe toho docílíte pomocí vnitřního předpisu ve smyslu §305, resp. 306 zákoníku práce. Ten by měl reagovat na současnou situaci, stanovit základní pravidla a zároveň případné sankce za jejich nedodržení.
Seznam.cz Vás upozorní na kontakt s nakaženým
Služba Mapy.cz společnosti Seznam.cz v nejnovější verzi své aplikace zareagovala na pandemii virem COVID-19 a nabídla svým uživatelům funkci, která je upozorní na to, jestli byli v kontaktu s nakaženým. Uživatel tak musí udělit výslovný souhlas v rámci zmíněné aplikace.
Háček je v tom, že tato funkce funguje na principu nonstop sledování Vaší polohy. Na základě toho pak Seznam.cz porovná informace o pohybu již nakažených osob a bude schopen Vám sdělit, kde jste s dotyčným přišli do styku a na jak dlouho. Informace o pohybu nakažených se Seznam.cz chystá získat ve spolupráci se subjekty, které pracují na zastavení pandemie. Dále hodlá oslovit i samotné nakažené.
Tvůrci tohoto nástroje se ve svém vyjádření zavázali k anonymizaci veškerých poskytnutých dat a jejich smazání po skončení pandemie. Data bude spravovat výhradně Seznam.cz bez účasti třetích stran. Vedle zásahu do soukromí jedince (ke kterému dal ovšem souhlas) může mít tato služba negativní dopady v podobě rychlejšího vybití telefonu a vyšší spotřeby dat.
Je otázkou, jak bude tato služba skutečně úspěšná v identifikace možné nákazy virem COVID-19. Podle jejich tvůrců totiž nemusí polohová data fungovat přesně v budovách či metru. Pokud tedy přemýšlíte o jejím využití, doporučujeme osobní zamyšlení nad zásahem do Vašeho soukromí v porovnání s možným užitkem, který Vám tato služba přinese.
Víte, že…
že zmíněným vnitřním předpisem lze upravit i práci z domova? Pro bližší informace nás neváhejte kontaktovat.
Pokud si nevíte s uvedenou problematikou rady, neváhejte se obrátit na naši obchodní společnost