Systém jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů byl plně zaveden 1. dubna 2026 a jedná se o nový
systém, který má nahradit dosavadní praxi, kdy zaměstnavatelé museli rozesílat více formulářů na různé
úřady. Hlášení se podává na Českou správu sociálního zabezpečení (ČSSZ), která ho poté sdílí s dalšími
úřady, především Finanční správou, Českým statistickým úřadem a Úřadem práce.
Jak již vyplývá z názvu, hlášení bude muset být podáno každý měsíc elektronicky ve lhůtě od 1. do 20.
dne měsíce, který následuje po měsíci, za který se hlášení podává. Jelikož systém začíná fungovat až od
1.4.2026, ale právní úprava platí již od 1.1.2026, zaměstnavatelé musí dodatečně podat hlášení i za měsíce
leden, únor a březen, a to do 30.6.2026. Povinnost podávat hlášení se vztahuje na všechny zaměstnavatele
bez ohledu na jejich velikost či právní formu a nově zahrnuje i zaměstnance, kteří dosud nebyli u ČSSZ
registrováni, například osoby pracující na základě dohod malého rozsahu (pod 4 500 Kč měsíčně).
Samotné hlášení se skládá ze tří částí: souhrnné, pojistné a individualizované. Právě individualizovaná část
je z pohledu ochrany údajů nejvýznamnější, neboť zahrnuje detailní informace o příjmech, odpracované
době, čerpání dovolené či obdobích nemoci konkrétních zaměstnanců. Pro potřeby evidence bude ČSSZ
nově přidělovat osobní identifikační čísla zaměstnancům a specifické identifikátory pro každé jejich
zaměstnání.
Kromě pravidelného měsíčního hlášení vznikají zaměstnavatelům další evidenční povinnosti, jako je
nutnost oznámit jakoukoli změnu v evidovaných údajích o zaměstnavateli i zaměstnancích do 8 dnů ode
dne, kdy se o ní zaměstnavatel dozvěděl. Stejná lhůta platí i pro odhlášení zaměstnance z evidence po
skončení jeho zaměstnání. Zaměstnavatelé jsou plně odpovědní za správnost a kompletnost údajů, neboť
jejich chybovost či absence může mít přímý negativní dopad na včasné poskytování sociálních a státních
služeb zaměstnancům ze strany úřadů.
Role zaměstnavatele je klíčová nejen v technickém zajištění přenosu dat, ale i v plnění informační
povinnosti vůči subjektům údajů a v zajištění toho, aby byly údaje předávány pouze v zákonem
stanoveném rozsahu. Důsledné dodržování pravidel je zásadní i z hlediska právní jistoty a finanční
odpovědnosti, neboť za včasné nepodání nebo nesprávné údaje hrozí správcům pokuta až 100 000 Kč.