U větších firem s vlastním vozovým parkem je vedení elektronické knihy jízd na základě GPS sledování běžnou věcí. Hranice mezi přiměřeným a nepřiměřeným zásahem do soukromí zaměstnance je tu ovšem velice tenká
Kdy jsem oprávněn vést elektronickou evidenci jízd?
Základem je informování zaměstnance. Ten si musí být monitoringu vědom, stejně tak jako jeho rozsahu (např. zda se sleduje i rychlost). Samozřejmostí je právní titul, v tomto případě je nejčastějšíoprávněný zájem správce. V případě zaměstnaneckých benefitů v podobě možnosti užívání auta i pro soukromé účely pak musí zaměstnanec vyslovit souhlas.
Účely sledování a ochrana soukromí zaměstnance
Důvod monitoringu v podobě oprávněného zájmu jsme už výše zmínili. Často se opakuje a spočíváv ochraně správcova majetku, dále se evidence jízd používají k daňové uznatelnosti nákladů na pohonné hmoty, odpisu vozidel nebo jako důkaz pravidelných bezpečnostních přestávek (např. u řidičů kamionů). Problém nastává u rozsahu monitoringu. Sledování je totiž nezřídka kdy permanentní a může tak dojít k porušení soukromí jednotlivce.
Střet práv správce a zaměstnance
Vhodné je nejprve se zamyslet, zdali je monitorování z hlediska dosažení cíle nezbytné a přiměřené,případně se snažit nalézt jinou možnost ochrany oprávněného zájmu správce. Pakliže je sledovánívozidel nutné, upravit jej tak, aby co nejméně zasahovalo do soukromí zaměstnanců. Toho lze docílit dvěma způsoby. Prvním z nich je pouze občasné monitorování, které je více přiměřené účelu. Řidič vozidla tak není předmětem neustálého sledování, ale zároveň je možná ochrana oprávněného zájmu správce. Druhá možnost je údaje z elektronické evidence jízd pseudonymizovat. Identifikace vozu ařidiče tak nebude možná pro kohokoliv, kdo nebude pověřen k vedení knihy jízd. Zároveň je vhodné od sebe oddělit informace o vozidle a daném řidiči.
Závěr
Pakliže je monitoring vozidel nevyhnutelný, je třeba se řídit těmito základními pokyny.
- Řádně zaměstnance o sledování informovat
- Rozlišit sledování vozidel na služební a soukromé
- Pokusit se vyvarovat permanentnímu monitoringu
- Pseudonymizovat údaje o vozidle a řidiči
Pokud si nevíte s uvedenou problematikou rady, neváhejte se obrátit na naši obchodní společnost.