Pokyny ke zpracování osobních údajů prostřednictvím video zařízení

1. Nutnost definovat zákonnost a účel zpracování

1.1 Ve většině případů se jedná o oprávněný zájem správce osobních údajů a s tím související účel – ochrana majetku:

• Musí se jednat o závažný oprávněný zájem, který převažuje nad zájmy, právy a svobodami subjektu údajů (v žádném případě nesmí být kamery instalovány na sociálních zařízeních, v šatnách, zachycující stoly určené k odpočinku či ke stravování apod.)
• Takové zpracování musí být nezbytné – je vhodné si položit otázku, zda nelze účel naplnit jinými způsoby (např. oplocení pozemku, zavedení pravidelných pochůzek, využívání vrátných, lepší osvětlení, bezpečnostní zámky, nerozbitná okna a dveře apod.)
• Oblast snímaných prostor by měla být co nejvíce omezená a správce by měl využívat technické prostředky k tomuto omezení jako je např. blokování nebo rozostření nerelevantních prostor (např. prostory, které zabírají kromě pokladny i stoly, kde se lidé stravují, nebo kromě vchodu do budovy i přilehlý chodník či parkoviště apod.).
• Doporučujeme oprávněnost zdokumentovat historií – např. vážné incidenty v minulosti (datum, způsob, finanční ztráta)

1.2 V některých případech se může jednat o úkol prováděný ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci

1.3 Zcela výjimečně pak o zpracování na základě souhlasu

2. Zpřístupnění videozáznamů třetím stranám

2.1 Předání musí odpovídat původně stanovenému účelu. Záznam pořízený za účelem ochrany majetku se v případě škody na majetku může předat právnímu zástupci správce případně donucovacím orgánům, záznam však nemůže být předán např. marketingové společnosti pro vyhodnocení návštěvnosti

2.2 Nezapomeňte, že každé takové předání musí být řádně zdokumentované a odůvodněné (např. písemná žádost Policie ČR, záznam o předání v Knize ke kamerovému systému apod.)

3. Zpracování zvláštních kategorií údajů

– např. biometrické údaje, zdravotní stav, náboženské vyznání, členství v odborech, politické názory apod.

Údaje shromážděné prostřednictvím videa mohou být použity k odvození dalších informací pro dosažení jiného účelu (např. zmapování zvyků jednotlivce). Je tedy velmi důležité, abyste měli pod kontrolou záběry jednotlivých kamer. Proto navrhujeme provést následující kroky:

• Projděte všechny záběry a položte si otázku, zda zabírají opravdu pouze ty prostory, které zabírat mají v souladu se stanoveným účelem.
• Nedochází ke snímání veřejných prostor – např. kostela, vchod do specializovaného zdravotnického zařízení (psychiatrie, léčení závislostí) apod.?
• Nejsou pořizovány záznamy z akcí, které mají politický podtext, případně ze schůzí odborové organizace?
• Používáte metodu rozpoznávání obličeje (zpracování biometrických údajů)?

  Pokud dojdete k závěru, že zpracováváte zvláštní kategorii údajů, pak je nutné toto zpracování provádět pouze na základě výjimek dle č. 9, odst. 2 GDPR. V tomto případě doporučujeme kontaktovat vašeho pověřence pro ochranu osobních údajů a v každém případě zpracovat Posouzení vlivu (viz bod 8).

  4. Práva subjektu údajů

  4.1 Subjekt má právo si vyžádat informaci, zda byl v určeném čase a místě nahráván, případně si může vyžádat i tuto nahrávku. Správce má pak povinnost informovat subjekt údajů, zda k nahrávání dochází/docházelo a v případě, že je to možné mu nahrávku zpřístupnit. Nesmí však dojít k omezení práv a svobod třetích osob – v tomto případě se doporučuje rozostřit obraz, kde se nachází třetí osoby, případně odmítnout předání, pakliže by úpravy záznamu byly technicky neproveditelné.

  4.2 Pokud správce automaticky maže veškeré záznamy například do dvou dnů, může subjekt údajů získat přístup jen k této informaci (neboť materiál byl již smazán), ale pouze pokud žádost byla podána správci po těchto dvou dnech! Zde upozorňujeme na správci často využívané účelové pozdržování odpovědi na žádosti s cílem neposkytnout požadované údaje se zdůvodněním, že je nahrávka již smazána. Na tuto praktiku je kontrolní orgán citlivý a vždy je lepší dát si práci se zdůvodněním, proč je nemožné nahrávku poskytnout (technická náročnost, výskyt třetích osob apod.), než žádost účelově pozdržet do doby automatického smazání záznamu.

  5. Transparentnost a informační povinnost