V mnoha organizacích se v rámci interní dokumentace velmi dbá na bezpečnost a ochranu
osobních údajů, ale když se člověk v praxi podívá na to, k čemu mají konkrétní zaměstnanci
přístup, často zjistí, že přístup má kde kdo a navíc skoro ke všemu. Tak například sales oddělení
vidí mzdové údaje, personalista má zbytečně přístup do databáze zákazníků, externí dodavatel
má neomezený vstup do sdíleného disku, kde jsou i smlouvy s úplně jinými klienty. Na jednu
stranu je to pro fungování organizace pohodlné – typickým argumentem je zastupitelnost, ve
skutečnosti je to ale zbytečné riziko jak pro samotnou organizaci, tak pro zaměstnance i klienty.
V tomto ohledu je základní myšlenka vcelku lapidární. Každý by měl mít přístup jen k těm
informacím, které opravdu potřebuje ke své práci. Nic víc, nic míň. Nejde pak o projev
nedůvěry vůči zaměstnancům a/nebo externistům, ale o obyčejnou opatrnost. Když se někde
objeví chyba nebo únik, je velký rozdíl mezi tím, jestli má k dotčeným osobním údajům přístup
relativně úzký okruh lidí, nebo jestli v systému vidí úplně všechno všichni, a to včetně dat, která
pro svoji práci nepotřebuje.
Typicky to lze nastínit u náborového procesu nového zaměstnance, jehož pracovní náplní je
komunikace navenek organizace (př. se zákazníky, dodavateli). Nový zaměstnanec typicky
potřebuje kontakty a historii komunikace pro svoje portfolio. Relativně často se ovšem přistoupí
k technicky nejjednoduššímu řešení, kdy dotyčný zaměstnanec dostane plný přístup do celého
systému. Je to rychlé a na začátku to nikomu nepřijde zvláštní.
Za velmi krátkou dobu se ovšem z toho zjednodušení může stát slabé místo. Daný zaměstnanec
odejde jinam, avšak stále zná detaily o všech klientech, se kterými nikdy osobně nepracoval. V
případě následného sporu (př. zaměstnanec si data odnese s sebou) pak firma těžko vysvětluje,
proč tak široký přístup vůbec existoval. Přitom by stačilo nastavit několik úrovní práv podle
oddělení/týmů v rámci organizace a nové uživatelské účty vytvářet jen v rámci těchto hranic.
Jako konkrétní příklady lze zmínit účetnictví nebo personalistiku. Účetní opravdu potřebují vidět
faktury a platební historii. To ale neznamená, že musejí mít zároveň přístup k osobním složkám
zaměstnanců nebo k detailním poznámkám z personálních pohovorů. Personalista zase
potřebuje pracovat s osobními údaji zaměstnanců, ale nepotřebuje vidět konkrétní pohyby
na bankovním účtu firmy. V praxi se však jednotlivé přístupy často nastaví nesprávně již
na začátku a pak už na ně nikdo nesahá. Firma se mezitím několikrát přestrukturuje,
lidé se přesouvají mezi týmy, systém se několikrát mění, ale původní práva přetrvávají a bobtnají.
Pozornost si zaslouží odchody zaměstnanců. Mnoho firem má dnes slušně zvládnutý nástup –
vytvoření e mailu, přístupů do jednotlivých systémů atd. O poznání slabší je však často proces při
odchodu. Bývalý zaměstnanec má ještě týdny přístup do pošty, jeho účet v interních systémech
nikdo nezruší nebo se odpojí jen něco a na zbytek se zapomene. V konečném důsledku však jde o
data firmy a často i o osobní údaje fyzických osob. I kdyby se nikdy nic nestalo, už jen vědomí, že
firma nemá v těchto věcech pořádek, může při případné kontrole působit neprofesionálně.
Samostatnou kapitolou jsou externí spolupracovníci. Typicky účetní, marketingová agentura nebo
externí IT správce. Ti všichni se bez určitého přístupu neobejdou. Zároveň ale není dobrý nápad
dát jim klíče od všeho jen proto, že to zrychlí prvotní nastavení. Externista by měl přesně vědět,
kam smí a kam už ne. A firma by měla mít kdykoli možnost jeho přístupy zkontrolovat a v případě
potřeby rychle odejmout. Patří sem i sdílené disky a doručování podkladů. Je velký rozdíl mezi
tím, když účetní dostane složku s podklady za konkrétní měsíc, a tím, když má trvalý vstup do
kompletního firemního úložiště, vč. dokumentů nesouvisejících s účetnictvím.
Možná to na první pohled vypadá jako složitá věc, ale rozumné nastavení přístupů se dá zvládnout
i bez velkých projektů a drahých nástrojů. Dobrým začátkem je obyčejný přehled – kdo ve firmě
pracuje, jakou má roli a do jakých systémů chodí? K tomu stručný seznam nejdůležitějších databází
a úložišť. Pak už jen položit jednoduchou otázku – potřebuje tento člověk ke své práci opravdu
všechno, co dnes vidí, nebo by se dal jeho přístup o něco zúžit? V praxi nemusí nutně dojít
k vytvoření perfektního modelu, nicméně tím určitě docílíte odstranění těch nejkřiklavějších
přešlapů.
S tím souvisí i to, že je užitečné občasné přezkoumání stavu. Tedy jednou za čas si projít, kdo má
k čemu přístup, zda lidé mezitím nezměnili pozici nebo zda přibyly nové systémy. Nejen kvůli
GDPR, ale i kvůli vnitřním vztahům. Mnoho konfliktů může vzniknout jen díky tomu, že někdo
viděl něco, k čemu se neměl nikdy dostat. Například platy kolegů, citlivé poznámky z hodnocení
nebo obchodní strategii, která měla zůstat pouze u vedení.
Při dalším zakládání nového uživatelského účtu v rámci Vaší organizace si tak můžete položit pár
základních otázek. Co přesně má daný člověk v popisu práce? Co opravdu potřebuje vidět? Co už
je navíc a spíš to láká k chybám nebo zvědavému pročítání cizích údajů? A co se stane, až jednoho
dne odejde? Budeme vědět, kam všude měl přístup a v jakém rozsahu?
Pokud máte jakékoliv dotazy ohledně výše uvedených témat, neváhejte se na nás obrátit.