Zpracování životopisů, a tedy i osobních údajů vnich obsažených, vrámci výběrových řízení představuje naprosto standardní a legitimní proceduru, která z hlediska GDPR nepředstavuje složitý problém. Řada společností nicméně životopisy uchovává i dlouho po výběrovém řízení, což už může představovat riziko zásahu do práv subjektů osobních údajů.
Záleží na právním titulu
Práce s životopisy uchazečů při výběrovém řízení je považována za běžnou praktiku. Za právní titul ktéto činnosti lze použít oprávněný zájem správce. O samotném zpracování, jakož i zmíněném právním titulu, je třeba uchazeče řádně informovat. Nezřídka kdy se ovšem stává, že i po najmutí nového zaměstnance potenciální zpracovatel uchovává životopisy neúspěšných uchazečů bezzákonného důvodu. Zde je nutné si takový důvod určit, ostatně jako při kterékoliv jiné práci s osobními údaji, a pakliže žádný není, zpracování životopisů ukončit a údaje smazat.
Přiměřená doba
GDPR stanoví, že práce s osobními údaji by neměla překročit nezbytně nutnou dobu v návaznosti na konkrétní právní titul. U již zmíněného oprávněného zájmu správce při pořádání výběrového řízení se jeví adekvátní délka zkušební doby nově získaného zaměstnance, neboť v případě, kdy by vybraný uchazeč během zkušební doby skončil, je v zájmu správce (a ostatně i kandidátů) oslovit nejprve neúspěšné kandidáty. V opačném případě po uplynutí zkušební doby oprávněný zájem jako právní titul odpadá a zpracování na jeho základě již není možné. Pro delší zpracování je tedy nutný jiný právní titul – souhlas.
Souhlas
Velice složité a neefektivní by bylo získávat souhlas po výběrovém řízení. Ideální je tedy zajistit si tento souhlas již během přihlašování na výběrové řízení, např. v podobě zaškrtnutí políčka, že uchazeč souhlasí se zpracováním osobních dat i po ukončení výběrového řízení, a to na předem danou dobu. Tato doba musí být přiměřená. Jako přiměřený časový úsek se nám v tomto případě jeví doba 3 let. Možností, jak tento souhlas získat, je samozřejmě více. Musí však splňovat veškeré náležitosti, které má souhlas mít, tedy být konkrétní, svobodný, informovaný a jednoznačný.
Závěr
Při práci s životopisy po výběrovém řízení je nutné si určit právní titul, který bude korespondovat s dobou zpracování. V rámci zkušební lhůty vybraného uchazeče můžeme jako právní titul označit oprávněný zájem správce. Pro delší zpracování je pak nutné získat souhlas neúspěšných kandidátů, který musí splňovat veškerá kritéria.
Pokud si nevíte s uvedenou problematikou rady, neváhejte se obrátit na naši obchodní společnost.